Team Assistenz (w/m/d)

Tätigkeiten / Anforderungen

Über den Bereich

Für den Bereich „Multi Domain Solutions“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz in Teilzeit (w/m/d) im Rahmen einer Elternzeitvertretung am Standort Fürstenfeldbruck. 

Die HENSOLDT-Division „Multi-Domain Solutions“ (MDS) bietet herstellerunabhängige Systemintegration und entwickelt, realisiert, unterstützt und betreibt komplexe Systeme. Die Division bietet Multi-Domain-Lösungen für die Bereiche Land, Luft, Marine, Cyber und Raumfahrt.

Ihre Aufgaben

• Monitoring und Steuerung von Leistungen und Terminen inkl. Erstellung und Verwaltung der Dokumentation
• Betreuungsaufgaben für Leitung & Abteilungen aus der Division wie unter anderem Wissensträger für die Abteilung / Division zu aktuellen Regelungen und Standards innerhalb der ESG  (z.B. Betriebsvereinbarungen, Compliance Regelungen, Export Regelungen, Rechnungsprüfung)
• Ansprechpartner für Paten und neue Mitarbeitende im Onboarding Prozess der Abteilung / Division
• Eigenständige Erstellung von Präsentationen, Unterlagen und Dokumentationen nach Vorgaben
• Selbständige Recherche von Informationen und eingenständie Aufbereitung der Inhalte nach Rücksprache mit Führungskräften
• Unterstützung bei Sonderprojekten (z.B. Umsetzung von Organisationsentwicklungsprozessen, Organisationstätigkeiten bei Projekten, Unterstützungen bei Auswertungen, Überprüfung und Konsolidierung von Ergebnissen etc.)
• Terminkoordination und -pflege/ Wiedervorlage sowie Erstellung von Besprechungsprotokollen extern und intern
• Selbstständige Büroorganisation (Post, Telefon, Ablage) und Verwaltung von Büromaterial
• Besucherbetreuung und Vorbereitung von Besprechungen (Raumreservierung, Catering)
• Schriftlicher, persönlicher sowie telefonischer bzw. virtueller Kontakt mit Kunden und externen Ansprechpartnern
• Ansprechpartner für alle Mitarbeitenden der Division und Zentralbereichen (z.B. Zeitwirtschaft, Büromaterial, Einkauf etc.)
• Unterstützung in allen administrativen Bereichen des Office Managements
• Reisemanagement, Organisation und Buchung von Reisen sowie deren Abrechnung
• Planung und Koordinierung externer Aktivitäten
• Selbständige Durchführung von verschiedenen Sachbearbeitungstätigkeiten (z.B. Einkauf von Büromaterial, Bewirtung etc.)Hier bitte die Aufgabe in 5-10 Textzeilen ausführlich beschreiben!

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsaufbildung oder vergleichbares 
• Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion
• Abgeschlossene Weiterbildung im kaufmännischen Bereich erforderlich wie z. B. Fachwirt, Fachkauffrau/-mann für Büro- und Projektorganisation
• Erfahrung im Umgang mit MS Office (z.B. MS Powerpoint und MS Excel)
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse Wort und Schrift 
• Fähigkeit zur Selbstorganisation, in mehreren Projekten parallel zu arbeiten und zu priorisieren
• Gute Fähigkeiten in Präsentation und Präsentationserstellung, Organisationstalent und kostenbewußtes Handeln
• Hohe Kunden- und Serviceorientierung, Kontaktstärke und gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Hohes Maß an Resilienz, Kommunikations- und Kontaktstärke 

Ihre Aufgaben

• Monitoring und Steuerung von Leistungen und Terminen inkl. Erstellung und Verwaltung der Dokumentation
• Betreuungsaufgaben für Leitung & Abteilungen aus der Division wie unter anderem Wissensträger für die Abteilung / Division zu aktuellen Regelungen und Standards innerhalb der ESG  (z.B. Betriebsvereinbarungen, Compliance Regelungen, Export Regelungen, Rechnungsprüfung)
• Ansprechpartner für Paten und neue Mitarbeitende im Onboarding Prozess der Abteilung / Division
• Eigenständige Erstellung von Präsentationen, Unterlagen und Dokumentationen nach Vorgaben
• Selbständige Recherche von Informationen und eingenständie Aufbereitung der Inhalte nach Rücksprache mit Führungskräften
• Unterstützung bei Sonderprojekten (z.B. Umsetzung von Organisationsentwicklungsprozessen, Organisationstätigkeiten bei Projekten, Unterstützungen bei Auswertungen, Überprüfung und Konsolidierung von Ergebnissen etc.)
• Terminkoordination und -pflege/ Wiedervorlage sowie Erstellung von Besprechungsprotokollen extern und intern
• Selbstständige Büroorganisation (Post, Telefon, Ablage) und Verwaltung von Büromaterial
• Besucherbetreuung und Vorbereitung von Besprechungen (Raumreservierung, Catering)
• Schriftlicher, persönlicher sowie telefonischer bzw. virtueller Kontakt mit Kunden und externen Ansprechpartnern
• Ansprechpartner für alle Mitarbeitenden der Division und Zentralbereichen (z.B. Zeitwirtschaft, Büromaterial, Einkauf etc.)
• Unterstützung in allen administrativen Bereichen des Office Managements
• Reisemanagement, Organisation und Buchung von Reisen sowie deren Abrechnung
• Planung und Koordinierung externer Aktivitäten
• Selbständige Durchführung von verschiedenen Sachbearbeitungstätigkeiten (z.B. Einkauf von Büromaterial, Bewirtung etc.)Hier bitte die Aufgabe in 5-10 Textzeilen ausführlich beschreiben!

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsaufbildung oder vergleichbares 
• Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung als Assistenz 
• Erfahrung im Umgang mit MS Office (z.B. MS Powerpoint und MS Excel)
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse Wort und Schrift 
• Fähigkeit zur Selbstorganisation, in mehreren Projekten parallel zu arbeiten und zu priorisieren
• Gute Fähigkeiten in Präsentation und Präsentationserstellung, Organisationstalent und kostenbewußtes Handeln
• Hohe Kunden- und Serviceorientierung, Kontaktstärke und gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Hohes Maß an Resilienz, Kommunikations- und Kontaktstärke 

Sie wollen Teil eines zukunftsorientierten Unternehmens werden? Und sind bereit Verantwortung in spannenden internationalen und nationalen Projekten zu übernehmen? Dann sind Sie unser Kandidat!
Bewerben Sie sich bitte ausschließlich online über unser Karriereportal mit Ihrem Lebenslauf und Ihren Zeugnissen. 

Sollten Sie weitere Fragen haben, können Sie gerne unser Recruiting Team kontaktieren: jobs@hensoldt.net

Erfahren Sie mehr über HENSOLDT und unsere Stellenangebote: www.hensoldt.net/karriere

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HENSOLDT setzt sich für Vielfalt und eine integrative Firmenkultur ein. Daher begrüßen wir alle Bewerbungen – unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht, Behinderung, Identität oder Weltanschauung.