Team Assistenz (w/m/d)

Tätigkeiten / Anforderungen

Über den Bereich

Für den Bereich „Multi Domain Solutions“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz in Teilzeit (w/m/d) im Rahmen einer Elternzeitvertretung am Standort Fürstenfeldbruck. 

Die HENSOLDT-Division „Multi-Domain Solutions“ (MDS) bietet herstellerunabhängige Systemintegration und entwickelt, realisiert, unterstützt und betreibt komplexe Systeme. Die Division bietet Multi-Domain-Lösungen für die Bereiche Land, Luft, Marine, Cyber und Raumfahrt.

Ihre Aufgaben

• Monitoring und Steuerung von Leistungen und Terminen inkl. Erstellung und Verwaltung der Dokumentation
• Betreuungsaufgaben für Leitung & Abteilungen aus der Division wie unter anderem Wissensträger für die Abteilung / Division zu aktuellen Regelungen und Standards innerhalb der ESG  (z.B. Betriebsvereinbarungen, Compliance Regelungen, Export Regelungen, Rechnungsprüfung)
• Ansprechpartner für Paten und neue Mitarbeitende im Onboarding Prozess der Abteilung / Division
• Eigenständige Erstellung von Präsentationen, Unterlagen und Dokumentationen nach Vorgaben
• Selbständige Recherche von Informationen und eingenständie Aufbereitung der Inhalte nach Rücksprache mit Führungskräften
• Unterstützung bei Sonderprojekten (z.B. Umsetzung von Organisationsentwicklungsprozessen, Organisationstätigkeiten bei Projekten, Unterstützungen bei Auswertungen, Überprüfung und Konsolidierung von Ergebnissen etc.)
• Terminkoordination und -pflege/ Wiedervorlage sowie Erstellung von Besprechungsprotokollen extern und intern
• Selbstständige Büroorganisation (Post, Telefon, Ablage) und Verwaltung von Büromaterial
• Besucherbetreuung und Vorbereitung von Besprechungen (Raumreservierung, Catering)
• Schriftlicher, persönlicher sowie telefonischer bzw. virtueller Kontakt mit Kunden und externen Ansprechpartnern
• Ansprechpartner für alle Mitarbeitenden der Division und Zentralbereichen (z.B. Zeitwirtschaft, Büromaterial, Einkauf etc.)
• Unterstützung in allen administrativen Bereichen des Office Managements
• Reisemanagement, Organisation und Buchung von Reisen sowie deren Abrechnung
• Planung und Koordinierung externer Aktivitäten
• Selbständige Durchführung von verschiedenen Sachbearbeitungstätigkeiten (z.B. Einkauf von Büromaterial, Bewirtung etc.)Hier bitte die Aufgabe in 5-10 Textzeilen ausführlich beschreiben!

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsaufbildung oder vergleichbares 
• Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion
• Abgeschlossene Weiterbildung im kaufmännischen Bereich erforderlich wie z. B. Fachwirt, Fachkauffrau/-mann für Büro- und Projektorganisation
• Erfahrung im Umgang mit MS Office (z.B. MS Powerpoint und MS Excel)
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse Wort und Schrift 
• Fähigkeit zur Selbstorganisation, in mehreren Projekten parallel zu arbeiten und zu priorisieren
• Gute Fähigkeiten in Präsentation und Präsentationserstellung, Organisationstalent und kostenbewußtes Handeln
• Hohe Kunden- und Serviceorientierung, Kontaktstärke und gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Hohes Maß an Resilienz, Kommunikations- und Kontaktstärke 

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